De Arbowet schrijft voor dat de RI&E actueel is. Er staat geen vaste termijn in de wet. Dat betekent niet dat een rapport van acht jaar oud volstaat.
De regel achter de regel
Actueel betekent: het document beschrijft de situatie zoals die nu is. Zolang er in het gebouw, in het werk en in de organisatie niets wezenlijks verandert, blijft de RI&E bruikbaar. In de praktijk verandert er in een school elk jaar wel iets.
Momenten waarop actualiseren aan de orde is
- Een verbouwing, uitbreiding of verhuizing
- Ingebruikname van een nieuw lokaal, een practicumruimte of een werkplaats
- Nieuwe machines, apparatuur of stoffen
- Een wijziging in het onderwijsaanbod, bijvoorbeeld nieuw praktijkonderwijs
- Een wezenlijke verandering in de formatie of de organisatie
- Na een ernstig ongeval of een reeks vergelijkbare incidenten
- Bij structurele signalen over werkdruk of ongewenst gedrag
- Wanneer uit de evaluatie blijkt dat maatregelen niet werken
Aanvullen of opnieuw uitvoeren
Bij een afgebakende wijziging, zoals één verbouwde vleugel, volstaat vaak een aanvulling op het bestaande rapport. Is het rapport meerdere jaren oud, sluit de indeling niet meer aan of is het onduidelijk hoe de risico's zijn beoordeeld, dan is een nieuwe inventarisatie doelmatiger dan lappen aan een oud document.
Een praktische vuistregel
Veel scholen kiezen ervoor de RI&E jaarlijks kort tegen het licht te houden en elke vier jaar volledig te vernieuwen. Dat is geen wettelijke termijn, maar het houdt het document levend en voorkomt dat er ineens een groot achterstallig traject ligt.
Het Plan van Aanpak evalueren
Los van de inventarisatie moet het Plan van Aanpak jaarlijks worden geëvalueerd. Bespreek per actie of die is uitgevoerd, of het beoogde effect is bereikt en of er nieuwe punten bij moeten. Leg die evaluatie kort vast, dat is ook wat een inspecteur wil zien.
Hulp nodig bij dit onderwerp?
RIEmeester werkt uitsluitend voor scholen en onderwijsstichtingen. Bekijk alle diensten van RIEmeester, vergelijk de pakketten voor RI&E en arbo of stel uw vraag aan RIEmeester.